Empresas perdem milhares de reais com reuniões inúteis – Perdendo tempo e dinheiro, saiba como não ser responsável por uma.
Longas horas de discussão podem levar pessoas a fazerem tudo -
menos o que interessa
Hoje mais que nunca tempo vale ouro, achamos essa matéria super
interessante, Claro que as reuniões são muito importantes, mas ficar horas
ouvindo bobagem, falando de novela, futebol, gostos musicais assuntos sem
importância durante uma reunião não faz sentido, o negócio e ser objetivo falar
do problema ver as soluções e pronto vamos trabalhar... Confira as 7 dicas de
como fazer uma excelente reunião.
“Os líderes de hoje fazem mais reuniões que os de antigamente, porque é uma maneira deles dividirem a responsabilidade das decisões com sua equipe e até de parecerem mais abertos a ideias, mesmo que no fundo sempre a sua palavra final é a que prevaleça”, diz Christian Barbosa, um dos principais especialistas em gestão do tempo no país.
Na opinião de Barbosa, seja lá por qual motivo, uma reunião eficiente de verdade, daquelas que ninguém sai achando que perdeu o mínimo de tempo, teria de ser orquestrada pelo líder com base nos seguintes passos:
Objetivos
claros
Só marque reuniões se tiver claro em mente o que deve ser discutido e o que
você pretende levar daquele encontro. Também deixe os objetivos bem claros aos
demais participantes, se possível por meio de uma pauta enviada previamente.As pautas estabelecidas serão usadas como um fio condutor durante a reunião, para que ninguém se perca nos assuntos e para que fique claro o que todos devem resolver ali.
Pessoas
essenciais
Convocar todas as pessoas envolvidas em um determinado processo, além de
seus pares diretos e outros executivos que talvez possam contribuir... quem
sabe... sei lá... de repente... é errado. “Quanto menos gente melhor, pois é
menor a chance de distração e mais decisões diretas serão tomadas”, diz,
Christian.De acordo com o consultor, três perguntas básicas devem ser feitas pelo líder antes de escolher quem estará na sala de reunião: esse profissional vai decidir alguma ação? Ele vai executar alguma ação que será decidida? Ele me serve como consultor dentro do projeto? Se não, não há motivo para convocá-lo.
Boas
decisões, quando todos estão inteirados e focados no assunto a ser discutido,
levam em torno de 30 minutos. “Se assuntos paralelos, comentários e outras
dispersões ficarem de fora da sala, o tempo estimado para a condução é esse”,
diz Barbosa. Claro que não dá para seguir essa regra à risca, se houver
diversos assuntos a serem tratados ou até se cada um deles for muito delicado.
“Ainda assim, duas horas é o tempo máximo necessário para se decidir alguma
coisa”, afirma o consultor.
Deixe um
relógio grande no centro da mesa, bem visível. Assim, você e todos estarão mais
conscientes do controle do tempo. Se possível, estabeleça uma meta e
compartilhe com os demais.
Boas decisões, quando todos estão inteirados e focados no assunto a ser discutido, levam em torno de 30 minutos. “Se assuntos paralelos, comentários e outras dispersões ficarem de fora da sala, o tempo estimado para a condução é esse”, diz Barbosa. Claro que não dá para seguir essa regra à risca, se houver diversos assuntos a serem tratados ou até se cada um deles for muito delicado. “Ainda assim, duas horas é o tempo máximo necessário para se decidir alguma coisa”, afirma o consultor.
Deixe um
relógio grande no centro da mesa, bem visível. Assim, você e todos estarão mais
conscientes do controle do tempo. Se possível, estabeleça uma meta e
compartilhe com os demais.
Fique de pé
A maneira
que o líder irá conduzir os encontros é essencial para que ele seja mais (ou
menos) eficiente. Christian defende a ideia de que fazer essa condução de pé é
melhor para visualizar os participantes de maneira mais direta, direcionar as
ideias a serem discutidas com mais facilidade, além de ajudar a controlar melhor
o tempo.
Anote tudo
Peça para
que alguém faça uma ata, com horário e data, com tudo que foi discutido e
resolvido ou não durante a conversa com o intuito de controlar a evolução dos
assuntos a cada encontro. As tarefas e metas estabelecidas aos participantes
também não podem ser esquecidas. Na próxima reunião, com a ata em mãos, ninguém
mais precisará ser lembrado do que já foi discutido ou do status dos desafios
já partilhados por todos.
O tempo
gasto nos processos de decisão também pode ser controlado com ajuda do
documento.
Avalie o processo
Após a
reunião, pergunte individualmente aos participantes o que eles acharam do
encontro e se há sugestões para tornar o modelo mais ágil. A opinião deles é
importante para que você entenda o quanto as pausas para discussões tomam o
tempo efetivo deles no trabalho e podem interferir em seus desempenhos.
Escolha o formato
Antigamente,
as pessoas preferiam se reunir pessoalmente por acharem que essa era uma
maneira de manterem contato visual, facilitar certas negociações e tomadas de
decisão. Hoje em dia, em meio a agendas caóticas e rapidez na troca de
informações, aliado ao trânsito caótico das grandes capitais, esse hábito não
pode ser mais um capricho.
“Depois
de cuidar desses itens todos, o líder tem de se perguntar se realmente precisa
da presença física da equipe ou não. Se um encontro virtual resolver as
questões, o tempo de todos agradece”, diz Christian.
Fonte: Revista Exame.com
